档案培训

聘请档案项目监理的作用

字号+ 作者:贵州廉丰政务咨询有限公司 来源: 2022-03-15 15:47

1.严格管理,把控合同关 目前,档案部门基本采用社会化委托服务,聘请档案服务机构作为加工方的运作模式。档案部门在与加工方订立合同后,档案数字化加工质量、进度、安全等问题亟待档案部门与加工方协调处理,但档案部门多数人员对项目管理、合同履约不够

       1 .严格管理,把控合同关
       目前, 档案部门基本采用社会化委托服务,聘请档案服务机构作为加工方的运作模式。档案部门在与加工方订立合同后,档案数字化加工质量、进度、安全等问题亟待档案部门与加工方协调处理,但档案部门多数人员对项目管理、 合同履约不够熟悉,有的甚至还非常陌生,迫切需要具有丰富项目管理经验的单位来搭建桥梁,解决合同实施过程中的诸多问题。在合同的实施过程中,监理方以其丰富的企业管理理念和档案数字化流程作业经验,提供智力支撑, 并适时配合协调项目各方关系、人员配备、设备维护、项目进度等,从而确保合同能顺利实施。
       2 .严格制度, 抓好安全关

       在档案数字化加工项目中, 安全管理工作是重中之重。虽然档案部门部署了多角度的监控设备,但是档案数字化工作属劳动密集型项目,加工方人员众多,档案实体及档案数据安全问题不容忽视。 监理方在项目实施前, 应审查并完善加工方对安全管理体系的建设以及制度的订立情况, 确保项目总体能在安全的前提下顺利推进。在监理过程中,监理对所有的安全管理风险点进行逐一的排查,并不断更新,再交由加工方进行整改的同时,与档案部门、加工方等三方一起完善安全管理制度,从而保障项目安全运行。
       3.严格审核,保证质量关
       在档案数字化项目实施过程中, 由于加工人员素质局限、流动性强、培训不到位、管理不严格等因素会造成项目质量得不到保障。 档案目录著录专业性较强,尤其是民国档案文件级著录,档案部门专业人员人力不足, 无法对目录数据进行大批量的检查核对,因此验收不及时、抽检片面等问题均不同程度存在。监理方介入后,能从全局上把控,充分考虑项目特点、工期、设备、人力、专业等多方面因素,找出项目的重点, 分析出现或者可能出现的问题,提出质量控制目标,起到闸口作用,促使加工方提高加工团队配置, 为项目质量作出保证。同时,监理方还通过加强对监理团队的管理,严格质检、验收标准,有效地保证项目质量。

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