档案前沿

大数据技术下档案数据保全的原则与规范

字号+ 作者:贵州廉丰政务咨询有限公司 来源: 2022-03-15 15:51

拟制原件原则 互联网大数据环境下的档案数据保全要依赖于人们事先约定的机器处理规则,特别是大数据技术中的清洗、过滤等规则,即档案数据的鉴定一定程度上由机器代替人工完成。这种对信息技术的依赖性,并没有完全取档案管理者的角色,只是档案数据保全过程中

      拟制原件原则
       互联网大数据环境下的档案数据保全要依赖于人们事先约定的机器处理规则, 特别是大数据技术中的清洗、 过滤等规则, 即档案数据的鉴定一定程度上由机器代替人工完成。 这种对信息技术的依赖性, 并没有完全取档案管理者的角色, 只是档案数据保全过程中的固定、 分析、 保存等保证档案原始凭证性的工作更多地转嫁到了具有更专业信息技术的档案保全人员和专门技术设备的身上。

       也就是说, 档案保全工作并没有改变对档案原始凭证性的重视程度, 只是技术因素使得我们对待档案原始凭证性的方法和程序发生了改变。 在司法领域,对于作为证据的各种档案和数据, 最高人民法院 《关于民事诉讼证据的若干规定》 第二十四条规定,  “人民法院进行证据保全可根据具体情况采取查封、 扣押、拍照、录音、录像、复制、鉴定、勘验、制作笔录等方法”。 可见, 理论上在档案数据保全时, 既可对载体和数据一并固定和保管, 也可以将数据从载体剥离另行固定与保管, 其法定的凭证性并不会受到影响。美国的《联邦证据规则》中也有类似规定,  “如果数据储存在电脑或类似设备中, 任何从电脑中打印和输出的可读物, 只要其能够准确反映有关数据均可视为原件”———即“拟制原件”原则。越来越多国家在立法中放弃对电子数据原件的严格要求转而采取“拟制原件”原则或审查“完整性”的方法。
       实际上, 这种法定原始凭证性的效力归根结底来源于各国立法实践中对于 “电子数据” 本身证据地位的确立。我国《刑事诉讼法》2012年修订本首次以基本法的形式明确了“电子数据”的证据地位。2016年10月开始施行的 《最高人民法院、 最高人民检察院、 公安部关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》   (以下简称 《电子数据规定》) 更是对电子数据的证据地位及其实施细则进行了明确规定。 特别对电子数据的真实性、 完整性做出了规定, 甚至囊括了构画个体和社会组织网络身份和现实身份同一性的电子档案数据审核问题, 规定数据审核以移送原始储存介质为原则, 以复制所需电子数据为例外[15]。
       真实性排除和补正排除原则
       加拿大 《统一电子证据规则》 第四点[15]和美国《联邦证据规则》第1002条[16]都确立了“最佳证据规则”———保证电子记录系统的完整性,或记录或保存数据的完整性, 强调以原始文件方式保证数据的完整性与真实性。
虽然如此, 但对数据真实性的审查一般还是强调要从数据来源、数据收集(主体和程序)、保存与传递、分析和处理等角度展开。  《电子数据规定》的数据真实性审核机制除了原始性要求外, 第二十七条还确定了 电子数据真实性存疑的证据排除机制和补正排除机制。 这一点也可以借鉴到档案数据保全工作中来, 即档案数据存疑时的保全工作既考虑保存的完整性, 同时又要采用相应技术对其予以区分, 避免它和其他数据一起误导利用者; 但有其他外部数据能够证明存疑数据的真实性时, 再对存疑数据进行补正排除, 将其从存疑类目当中还原成为相应的完整档案数据全宗或数据集的组成部分。

       档案数据保全的鉴定和公证原则
       电子数据鉴定是由专门鉴定机构的鉴定人或者具有专门知识的人, 就具体的专门性问题, 对计算机设备、通信设备、网络设备、数控设备、视听设备、广电设备等各种储存介质及其所储存的数据, 按照一定的技术规程, 运用专业知识、 特定的仪器设备和技术方法,进行检查、验证、发现、提取、解释、分析、鉴别、 判定并出具鉴定结论的过程。
       同样地, 互联网大数据背景下的档案数据鉴定,也从数据完整和运行设备完整两个方面展开, 以保证档案数据保全的完整性; 同时, 还必须考虑档案数据的收集效率, 以保证保全的及时性, 防止数据篡改或灭失; 还有最小破坏原则, 尤其是采用复制方法保全档案数据过程中, 尽量避免对数据原始性的破坏。 重要的档案数据, 尤其是涉及公民或法人网络身份、 互联网行为的档案数据应当采取传统的公证保全或者互联网公证保全。 这些数据直接关系到公民或法人在互联网世界的个人利益和各种权利, 因此有必要从法律效力的角度, 在进行档案数据保全时慎重地将其在前端予以解决。
       全程监控原则
       公证保全的具体实施过程则又体现了对保全过程的全程监控原则。 2012年, 中国公证协会出台了《办理保全互联网电子证据公证的指导意见》, 详细地规定了办理网络电子证据保全的程序细则。 从第三条开始, 对互联网电子数据公证保全的人员配备、 程序执行告知内容, 到保全过程中的具体情境、 使用的存储介质、 数据固定方式整个流程进行了全面的规定;尤其是第十一条, 要求对保全互联网电子证据公证的全过程进行详细的现场记录。 《关于检察机关侦査工作贯彻刑诉法若干问题的意见》 中也规定, 电子证据在接受、提取、扣押、制作、复制、移送等各环节都应严格保管,实行保管和移交责任制,防止电子证据在保管、制作、复制、移送环节出现损毁、丢失、感染病毒等问题。 这对互联网环境下的档案保全 (从内容到元数据到数据外在环境) 具有重要的借鉴价值。
       在国外, 这种全程监控与记录的做法也广泛应用在数据保全领域。在英国,从1948年成立以来就一直执导和影响英国警务和执法的英国首席警官协会对于电子数据证据的鉴定和保全确立了四大原则。 其中就有明确规定, 即使是法院对于电子证据的审核, 也必须全程记录并保存, 由独立的第三方机构监管。
       此外,诸如定期检查、整理存储介质存储量,避免假存储;按时间对资料进行排序、备份等日常工作都是对档案数据保全工作全程监控原则的贯彻实施手段。
 

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