档案前沿

智慧城市中的档案信息服务模式研究

字号+ 作者:贵州廉丰政务咨询有限公司 来源: 2022-03-15 15:52

档案信息服务模式探析 随着经济的发展、科技的应用、社会的进步,档案信息服务的理念、方式、手段等也随之发生着变化,并逐渐形成一些不同历史阶段、不同技术背景、不同服务理念的档案信息服务模式。这些服务模式既受档案服务主体地位、档案服务资源与内容、

       档案信息服务模式探析

       随着经济的发展、科技的应用、社会的进步,档案信息服务的理念、方式、手段等也随之发生着变化, 并逐渐形成一些不同历史阶段、 不同技术背景、不同服务理念的档案信息服务模式。 这些服务模式既受档案服务主体地位、 档案服务资源与内容、 档案服务用户需求、 档案服务策略与方式等内部因素影响,也受政策制度、信息技术、用户意识、实践环境等外部因素影响, 通过梳理和分析现有服务模式中内部因素的相互作用及外部因素的变化影响, 发现其中存在的共性的普适规律, 有利于为探索智慧城市新环境下档案信息服务模式的创新发展提供参考。
       伴随着档案信息化的不断发展, 档案信息服务模式也经历了以档案人员起主导作用的 “馆员型” 服务模式、以档案资源建设为中心的“资源型”服务模式及以满足用户需求为目标的 “用户型” 服务模式三种类型的发展变化, 不同服务模式中各服务要素发挥着各自不同的主导作用, 并影响着其他几种要素的相互关系。 笔者认为, 未来档案信息服务模式的发展方向将是充分应用现代信息技术和网络通信技术, 构建高度现代化、集成化、智能化的档案信息服务系统,它是以档案人员为纽带、以档案用户为中心、以档案资源为基础、 以信息技术为支撑开展档案信息服务活动,以达到档案信息数据化、档案管理自动化、信息传递网络化、 档案服务智能化目标的新型服务模式。
       智慧城市背景下档案信息服务模式的转变
       在智慧城市建设深入推进的背景下, 其先进的服务理念和高新的技术应用将为档案信息服务活动带来新的机遇, 也将促进档案信息服务要素的作用发挥及其相互关系的增强, 尤其是物联网、 云计算、 大数据、 移动互联网等现代信息技术的普遍应用还将对档案信息服务模式的创新发展产生新的动力 。
       首先,智慧城市背景下数字化、网络化、智能化的技术环境和社会特征为档案信息服务模式转变提供了现实条件, 具体包括: 智能融合的信息服务环境、灵活多样的信息用户需求和高速发展的现代信息技术, 这些方面将对档案信息服务活动产生新的影响和变化。其次,信息服务环境的智能融合、信息用户需求的移动多元以及现代信息技术的深入应用对档案信息服务模式组成要素带来新的变化,具体包括:服务主体涉及档案人员服务理念向开放、 主动、 量化转变,服务能力加强知识结构重构和操作技能提升; 服务客体涉及用户类型由传统型向网络型、 移动型转变, 用户信息需求由实体向虚拟、 单一向多元、 简单向综合转变; 服务内容涉及实体档案资源向数字化档案资源和知识化档案资源转变; 服务策略涉及服务特征转向全面、移动、智慧;服务方式向“一站式”集成服务、 智慧档案云服务、 移动档案信息服务等方面转变。 再次, 上述要素的变化还为档案信息服务模式转变提供了动力支持, 其中服务主体的效益驱动、 服务客体的需求牵引和信息技术的进步推动体现出 了“人”的主观能动(慧)和“物”的客观规律性(智),从而推动了档案信息服务模式向“智慧型”转变。最后,需求层次理论、信息传播理论、档案价值理论、 公共服务理论和信息生态链理论等, 也将为档案信息服务模式转变提供理论支撑。
 
 
        “智慧型”档案信息服务模式的构建
 
       档案信息服务模式是在服务策略的影响下, 由服务主体、 服务客体和服务内容三要素构成的服务活动,三者相互渗透、缺一不可。档案信息服务模式的相互作用源于三个主要素的作用程度及各要素之间的作用顺序, 在服务策略的影响下, 这些主要素表现出不同的作用强度, 进而构成信息服务模式的动力, 并最终确定信息服务模式的角度和方向 。
       智慧城市背景下新一代信息技术的广泛应用, 市管理方式和信息服务理念的进一步提升, 以及社会大众的信息利用意识和信息利用能力的大大增强, 这些技术因素和外部环境的变化都将影响到档案信息服务要素的改变和相互作用关系, 进而衍生出更加便捷、高效、智慧的服务模式。因此,本文拟以档案信息服务模式组成要素间的相互作用关系为基础, 并从信息技术的核心应用和信息人的主观能动角度建立“智慧型” 档案信息服务模式。
       “智慧型” 档案信息服务模式是以智能档案信息服务系统为中心, 全程融入并支撑档案信息服务活动的全过程, 档案人员围绕用户信息需求和信息活动来组织、集成、挖掘、处理档案信息资源,针对不同需求的用户群体提供智能的、 主动的、 个性化的信息服务, 支持用户灵活自主地获取信息、 互动交流和解决问题的一种服务模式。  “智慧型” 档案信息服务模式是一种新型档案信息服务模式, 它适应了数字化、 网络化、 智能化时代下档案信息服务的发展趋势, 更加侧重智能技术在档案信息服务中的深入应用, 也同样强调信息人在档案信息服务中的主观能动 , 对于未来档案信息服务工作的开展有着更为优越的适用性。
“智慧型” 档案信息服务模式的内容分析 

       “智慧型” 档案信息服务模式是新时期档案信息
       服务方式、方法、理念、途径的新尝试,其内容包括: 首先, 服务模式的起始点是对档案用户的动态感知, 即在分析档案用户类型及需求特点的基础上, 对用户数据进行采集, 并通过档案用户模型的构建和对档案用户数据的分析, 为充分把握用户需求和更有针对性地提供服务奠定基础。 其次, 要为用户提供高质量、 有效性的档案信息, 就要对档案信息资源进行高效整合和深度融合, 其中涉及档案资源的数据和内容整合、 档案知识库的组织建设和档案资源的区域共享。 第三, 要为用户提供高效便捷的利用服务, 还要充分应用现代信息技术进行服务方式的改进, 主要通过应用云计算技术实现档案信息共享服务、 应用大数据技术实现档案信息智能服务、 应用移动互联网技术实现档案信息泛在服务。概言之,  “智慧型”档案信息服务模式是档案人员运用现代信息技术和智能技术, 动态感知和预测分析用户需求, 并围绕用户需求有针对性对档案资源进行挖掘、 组织、 加工与开发,然后通过智能档案信息服务系统或利用平台将档案信息或知识产品传递给用户使用的服务过程。
       “智慧型”档案信息服务模式的技术实现
 
       “智慧型” 档案信息服务模式内容的完成还需要建立相应的服务系统和利用平台将档案信息或知识产品传递给用户。其中,智能档案信息服务系统分为后台(档案服务管理与加工)和前台(档案服务传递与互动)两部分,后台部分主要由档案信息资源库、智能处理系统构成, 前台部分则以用户信息感知系统和档案 “云服务” 平台形式来体现, 整个系统由物联网、云计算、大数据、移动互联网等现代信息技术提供支持。 智能档案信息服务系统功能的发挥, 还需要实现档案资源的信息发布及为不同用户提供档案信息服务的利用平台, 具体包括: 传统档案信息服务平台、档案门户网站、一站式服务平台、人机交互知识服务平台和移动档案馆。概言之,“智慧型”档案信息服务模式也是通过物联网、云计算、大数据、移动互联网等现代信息技术构建一个智能档案服务系统, 实现档案馆、档案资源、档案用户的全面感知、泛在互联和实时交流, 并通过对接各种档案利用平台, 进而提供更加自动化、 便捷化和智能化档案服务的过程。
 

       “智慧型”档案信息服务模式的运行保障
       “智慧型” 档案信息服务模式的实施, 还需要建立一整套与之相适应的运行保障机制, 而该模式的顺利实现是其运行机制、 保障机制及协同机制共同作用的结果。 其中, 运行机制是与档案信息自由流动及共享利用密切相关的一系列过程, 是提高档案信息服务模式创新发展的基础, 也是满足信息时代用户多样化、 个性化需求的重要保证, 主要包括档案信息的获取、转化、共享、开放及反馈等内容;保障机制主要依赖于外部环境的支持, 尤其是政府部门在政策规划方面的支持和档案行政部门在规章制度和技术标准方面的支持, 从而为档案信息服务模式的创新发展提供良好的政策导向、 制度保障和技术支撑; 而协同机制则包括安全控制机制和绩效评估机制, 既能保障档案信息管理和利用过程的顺利进行, 也能改进档案信息服务效率并提升档案信息服务质量。 概言之,  “智慧型”档案信息服务模式的运行保障机制,是档案信息服务活动内部诸要素之间的互动和作用关系, 从而发挥其功能的运行规则; 是保障档案信息服务质量和效果的重要因素; 是档案信息服务模式不断追求创新的内在机能和运转方式。
       总之,本文将智慧城市的管理理念、技术应用、服务方式探索性地引入到档案信息服务的研究领域,并借鉴“功能性”模式方法构建出“智慧型”档案信息服务模式, 在理论上揭示了档案信息服务活动中共性的规律, 也拓宽了研究思路, 对档案信息服务理论体系的发展和完善具有推动作用; 在实践上有利于加快档案服务工作的转型升级, 也符合现实发展趋势,能为档案部门服务模式创新和信息系统完善提供借鉴参考。随着智慧城市建设的深入推进,“以人为本”理念的深入人心和社交媒体及人工智能技术的广泛应用 ,档案信息服务的范围和内容将有更大的拓展和深化,“智慧型” 档案信息服务模式还将不断深化和衍变。


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