档案前沿

行政事业单位档案管理的创新路径

字号+ 作者:贵州廉丰政务咨询有限公司 来源: 2022-03-15 15:53

王妍 行政事业单位工作内容不断复杂化,处理的相关事务也日渐繁琐,在此过程中形成的档案资料和相关文件较多,因而要促进行政事业单位工作理念和工作手段跟上社会发展的节奏和需求,就要对行政事业单位档案管理工作予以创新。档案管理工作程序化和系统化特点突出

王妍

        行政事业单位工作内容不断复杂化, 处理的相关事务也日渐繁琐,在此过程中形成的档案资料和相关文件较多,因而要促进行政事业单位工作理念和工作手段跟上社会发展的节奏和需求,就要对行政事业单位档案管理工作予以创新。档案管理工作程序化和系统化特点突出, 传统的档案管理工作效率不高,容易造成档案缺失,在新时期下,可借鉴应用的新方法、新技术较多, 行政事业单位内部进行档案管理工作的创新与改革,能够有效提高工作水平和质量,针对行政事业单位档案管理工作容易存在的问题, 需要从实际分析角度重点探讨问题成因,并提出积极有效的创新方法。
        一、 行政事业单位档案管理的创新需求
        (一) 制度与设备系统问题。 行政事业单位在档案管理工作中由于相关制度体系等不够完善, 导致工作人员在不同工作环节容易产生操作性失误, 在行政事业单位内部的议事日程中没有及时纳入档案管理, 同时对信息核查、建档和文件保存等工作缺乏执行力,影响档案保管的质量。另外,在档案管理中由于资金投入较少, 相关系统设备等配备不到位, 在档案室内部也没有做好基础的防盗措施, 导致档案资料和行政事业单位内部重要文件保管处于不安全状态,档案保管系统软件更新不及时,档案资料的建档、保管、核查和销毁工作也不能及时执行, 行政事业单位档案管理工作整体处于无序状态。
        (二) 工作模式与监管问题。 
        行政事业单位处理的事务较多,产生的档案资料等类型复杂,在建档保管中需要对档案类型予以区分、对档案内容予以核查,但是传统的档案管理工作中由于工作模式单一、 管理方式落后, 导致档案管理工作呈现机械化、被动化状态,总体工作效率和工作效果不理想。行政事业单位不同档案资料重要程度和使用调阅使用频率不同, 在统一化管理中未做好监督管理工作, 容易导致多种问题的产生, 因而行政事业单位档案管理中需要进行工作模式和工作手法的创新,加强监管、提高效率,促使单位内部档案管理工作现代化发展。
        二、行政事业单位档案管理的创新途径
        (一)实行制度化和标准化管理。行政事业单位档案管理工作中需要建立起一系列相对完善的制度体系, 建立健全档案管理工作的保障制度和责任制度, 实行严格的制度化和标准化管理。 行政事业单位在档案管理中需要根据实际情况, 对档案管理中容易存在的问题进行分析, 并制定针对性的解决对策,对档案管理中资料搜集、 内容核查、 建档和文件保管等工作予以合理分工,明确相关人员的职责与义务,对其工作行为与执行成果予以考核和评价, 减少档案管理工作中的失误性操作。行政事业单位档案管理还需要确立一定的信息管理制度, 领导人员要足够重视起档案保管工作, 但是不能随意干涉正常的档案保管秩序, 在档案文件的调用中也要做好相关登记。 想实现行政事业单位档案管理工作的健康有序发展, 就要在内部建立和完善严格、规范的管理制度,在分工与协作中,提升档案管理质量与水平。
        (二)信息化管理模式。现代信息技术的发展为不同行业和领域的发展提供了重要的助推力, 因而实现行政事业单位档案管理工作的创新与改革, 就要在工作实践中开发和升级相关系统及软件,实现信息化与科技化的管理。在现代化的档案管理工作中应用信息技术同步建立纸质档案和电子档案的管理系统,在网络技术应用下,建立数字档案,将纸质档案中的重要信息内容扫描或录入到数据库中, 并建立安全登录系统, 对重要档案资料限制访问或进行资格访问设置。行政事业单位实现档案管理的信息化,一方面能够提高工作效率,对部分档案进行永久性保管, 另一方面则能够对重要的保密性文件进行安全管理,提高档案资料的有效利用率。
        (三)专业培训与技能提升。行政事业单位内部的档案管理人员需要在工作实践中不断加强专业技能培训, 不能一味地应用传统理念和方法进行档案管理,实现信息化和创新性的档案管理,不仅需要投入大量的资金,引进先进设备和技术,同时要加强专业人才的培养。档案管理人员在职业技能培训中要熟练掌握计算机使用技巧,并在工作实践中不断总结经验和方法,及时发现问题,与技术部门做好沟通与交流,升级软件,同时档案管理人员要努力学习新知识,掌握档案管理相关制度要求,在实践锻炼中增强工作能力,熟练运用多种档案管理新技能和新方法。
        三、结语
        行政事业单位档案管理工作中由于制度、 体系等不够完善,导致档案管理工作执行度不够,在整个行政事业单位内部也得不到足够的视, 另外由于档案管理的手段和方式落后,档案信息搜集与整理事务处理不完善, 档案内容真实性和完整性难以得到有效的保障。在这种情况下,进行行政事业单位档案管理工作的创新与改革, 需要在档案管理部门确立严格的管理制度,并对档案管理人员加大职业培训力度,提高其专业素质和水平,在档案管理中需要实行信息化管理,促进相关软件和系统的开发与升级, 在电子档案与纸质档案的双重管理中实现现代行政事业单位档案管理的专业化、科技化与智能化。


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