根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。
        1.安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。
        2.档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。
        3. 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。
        4. 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。
        档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。
       5.档案知识推荐。智慧档案系统应该具备个人档案信息定制功能，或者通过用户认证界面以后的个人主页，或者是手机客户端APP软件来实现，以方便用户随时随地查阅是否有新的适合自己的档案资源。推荐方式：（1）档案知识库的统计，可以将热点词条、最新词条对用户进行推荐。热点词条可以通过点击、下载的统计量进行推介，最新词条可以通过发布日期进行推介。（2）知识目录定制功能：档案系统可以按照分类的标准制定知识目录，根据用户自己的选择显示在互联网个人主页或者APP软件中，供用户第一时间选择。（3）解禁档案的推送：解禁档案的推送可以通过解禁专题或知识目录定制功能进行推送。解禁档案一般来说都是有一定机密性的，解禁初期还是有很大的利用价值的，这样可以最大限度地发挥档案的社会价值，尤其是纸质档案，如果不进行推送，可能一直不会被利用。
        6. 用户评介与互操作服务。用户评介与互操作服务是指用户与系统、系统与系统之间的交互功能。一是用户帮助系统：这里面应该包含系统的使用说明、常见问题的解决办法、用户对系统的提问等内容，系统可以将用户的提问并带详细答案自动地收入到帮助系统，作为检索帮助供新用户使用。二是用户个人档案的上传，用户对档案的批注及使用反馈等信息的上传。三是与其他单位档案系统的关联检索，不一定需要提供全文，能提供题目和获取方式即可。这就要求档案系统应该建立开放的接口可以与其他档案系统互联。

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