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法院电子卷宗随案生成业务介绍

字号+ 作者:管理咨询部 来源:本站 我要评论( )

法院电子卷宗随案生成业务介绍
       一、业务实施的背景
       法院的档案管理不仅是国家档案管理的重要组成部分,也是社会法制建设的重要环节。随着整个社会法制建设的加强、公民法制意识的提升、经济活动的增加,法院处理的案件正在持续快速上升。面对案件的巨大基数和快速增长,法院的工作压力巨大。若能随着诉讼案件的产生对档案整理立卷并数字化加工,将大幅度提高档案的调阅效率,提高案件审理的进度与质量。
       最高法在《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》(法发〔2016〕264号)中指出:“2017年底前,全国法院全面实现电子卷宗随案同步生成和深度应用。各类案件办理过程中收集和产生的诉讼文件能够随时电子化并上传到案件办理系统,经过文档化、数据化、结构化处理,实现案件办理、诉讼服务和司法管理中各类业务应用的自动化、智能化,为全业务网络办理,全流程审判执行要素公开,面向法官、诉讼参与人和政务部门提供全方位智能服务奠定坚实基础。”
 

       二、主要工作内容
       本公司作为档案整理与数字化加工专业机构,积极开展法院的“电子卷宗随案同步生成”工作。
       本公司派遣专业技术人员入驻法院,完成下列工作:
       1.资料的收集:每月初根据结案卷宗的信息,向书记员等催收案卷资料,与审判人员一起检查资料的完整性、规范性,按文件要组卷,移交给档案整理人员,协助档案调档人员催归业务部门调取的档案。
       2.档案立卷:对收集来的档案资料进行分类、核对、修整、排列、编页、编号、编目、填写档案封面、质检、送档案扫描处理。
       3.档案数字化:对已经立卷的档案进行检视、扫描、影像处理、装订、装盒、编目著录、索引著录、数据录入、挂接、目录整理、数据校验、总质检、档案归还上架、光盘刻录、数据备份等工序。
       4.档案调取:档案入库上架排架、接听档案调取电话、到档案室调取案卷、负责对调取的档案进行催收。
 

       三、质量保障
       1、 成立项目组:我公司将成立专门的部门负责管理法院的档案工作,派驻具有档案专业知识背景的技术人员、档案整理人员和管理人员入驻到法院。公司选择优秀人员跟踪监督项目组工作。入驻人员分为:项目负责人、档案整理技术指导人员、信息化技术人员、一般工作人员、质检人员。
       2、 保持员工的稳定性:公司将提供有关福利、五险一金,加强团队文化建设,提高工作人员的归属感,降低人员流动性。
       3、 员工技能的培养:项目组成员全部通过技能培训,骨干成员必须有长期的项目实操经验。公司将定期组织培训,不断提升工作人员的专业技能。
       4、 质量管理:项目组建立严格的质量管理制度,工作全程有记录,责任落实到人,确保有问题均能找到责任人。设置专门的技术指导岗位与质量检查岗位,在过程和结果中均进行抽查,及时纠正错误。严肃奖罚制度,弘扬认真、严谨的工作精神。
       5、 保密制度的执行:所有人员入职时均进行审查,定期对主要成员进行家访,了解有关风险点。全员学习保密法规与保密制度,学习泄密案例进行警示教育,提高工作人员的防范意识。在工作中严格执行保密制度,防微杜渐,对违反保密制度的行为,无论大小,均及时予以处理。关注员工生活动态,对员工有赌博、大额投资、奢侈消费、出国等倾向时,要予以重点观察和防范,对确认有风险的员工,绝不录用,绝不留用。对重要数据,实行三人牵制管理制度。
       6、 项目组和公司将分别建立协调人员,将就有关事宜定期或不定期与贵院有关部门进行沟通。
       7、 公司定期或不定期安排督查人员到项目上实地检查,确保质量控制制度与保密制度得到落实。
       四、技术支持
         为了更好地为法院提供服务,本公司特贵州大学法学院作为法律有关人才的基地,贵州师范学院历史与档案学院作为档案有关人才的基地,系聘请贵大法学院教授、贵州师范大学档案馆专家、贵州师范学院档案学教授担纲贵院派遣人员的业务培训和内部考评工作。

       根据法院每月的诉讼案卷数量及工作需要派遣人员(预备人员为5-10%),根据派遣人数测算总费用。


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