档案整理

文书档案整理方法

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 (一)归档文件整理
    归档文件整理一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。有关会议记录形成单份的会议记录,一次一记的作为一件,一年一本,可视为一件,并在归档文件目录中加以说明。
   (二)整理方法
    1、装订。归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文与被复文作为一件时,复文在前被复文在后。文件装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐,文件在2页以上不足30页的,采用左上角用细线装订,应将左、上侧对齐,在左上斜角穿针打结;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐,在左侧穿针打结或用缝纫机左侧缝制;30页以上的用三孔一线左侧装订。
    2、分类。按保管期限进行分类。
    3、排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列,有文件拟办处理单的要放置在文件首页。
    4、编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置或文件拟办单的空白位置加盖归档章并填写相关的内容。
    5、编目。归档文件应依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。
    6、装盒。将归档文件按编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时,不同年度的归档文件、保管不同期限的归档文件不能放入同一档案盒。在分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的归档文件不能放入同一档案盒。
   (三)组织目录
    归档文件目录应单独装订成册编制封面,根据分类方案的不同,每年按不同保管期限分别组织目录装订;分机构和问题的档案每本目录中用口取纸来区分不同机构(问题)。文件数少时,可以按编档案盒号的规律即几个年度编一本归档目录,在目录内以显著标记把年度分开。每本目录可截止一个年度以500条为宜,进行装订。

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